Wat is een UBL bestand?

UBL staat voor Universal Business Language: een internationale XML-standaard voor zakelijke documenten zoals facturen, orders en pakbonnen. Een UBL factuur bevat alle factuurgegevens als gestructureerde data, zodat boekhoudsoftware de factuur automatisch en foutloos kan inlezen — zonder overtypen of tekstherkenning.

Het verschil tussen een PDF factuur en een UBL e-factuur

Een PDF is in feite een digitale afdruk: prima leesbaar voor mensen, maar software ziet alleen losse tekst. Welk bedrag het factuurtotaal is, wat het btw-bedrag is en wie de leverancier is, moet software gokken of een mens overtypen. Dat kost tijd en levert fouten op.

In een UBL bestand staat elk gegeven op een vaste, afgesproken plek: factuurnummer, factuurdatum, KvK- en btw-nummers, factuurregels, btw-tarieven en het te betalen bedrag. Een boekhoudpakket leest dit in één keer correct in. Daarom heet UBL ook wel een e-factuur: een factuur die van computer naar computer gaat.

UBL 2.1, EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0

Rond e-facturatie komen drie begrippen steeds terug:

UBL 2.1 is het XML-formaat: de technische taal waarin de factuur is opgeschreven.
EN 16931 is de Europese norm die bepaalt welke gegevens een e-factuur minimaal moet bevatten. Alle EU-overheden moeten e-facturen volgens deze norm kunnen ontvangen.
Peppol BIS Billing 3.0 is de praktische invulling daarvan op het Peppol-netwerk: een set afspraken waarmee bedrijven en overheden in heel Europa veilig e-facturen uitwisselen. De Nederlandse Rijksoverheid ontvangt facturen via Peppol.

Wie heeft een UBL factuur nodig?

Steeds meer Nederlandse organisaties vragen om e-facturen. Leveranciers van de Rijksoverheid zijn al verplicht om elektronisch te factureren, en met de Europese ViDA-plannen wordt e-facturatie de komende jaren breder de norm. Ook zonder verplichting heeft UBL voordelen: facturen worden sneller verwerkt en dus vaak sneller betaald, en uw klant maakt geen overtypfouten.

PDF factuur omzetten naar UBL

Maakt uw facturatie- of administratiepakket alleen PDF facturen? Dan hoeft u niet over te stappen op andere software. Met PDF2UBL.nl zet u een PDF factuur in enkele seconden om naar een geldig UBL 2.1 bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0. U controleert de herkende gegevens en downloadt direct het UBL bestand. Er wordt niets opgeslagen, en tijdens de bèta is de tool gratis te gebruiken.

Zet uw PDF om naar UBL →